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By Altus Group | avril 2, 2020

Publication : 25 mars 2020
Mise à jour : 31 mars 2020

Nos clients sont à juste titre préoccupés par la façon de piloter les projets de construction sans risque pendant la crise du coronavirus. Vous nous avez parlé de vos préoccupations et de vos besoins, et nos professionnels ont préparé une série de questions que les promoteurs devraient se poser à cet égard. Quels risques courez-vous principalement? Quelle pourrait en être l’incidence? Comment pouvez-vous l’atténuer?

Protection des intérêts des propriétaires et des promoteurs

Conseils pratiques pour piloter vos projets de construction en période d’incertitude

Partie A : Incidence possible de la crise du coronavirus sur votre projet — Protection de vos intérêts

Publication : 25 mars 2020

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Current site status

  • Are sites currently shut down or restricted? Are you already seeing impacts?
  • Reduction in labour attending site or working off site?
  • Delays or failure to meet the delivery of key materials to the site?
  • Inability to obtain third-party services such as utilities or building inspectors to advance the project in line with original expectations?
  • Underlying health, safety or welfare issues impacting your project, such as an inability to maintain physical separation requirements?

Potential change to status

  • Will the site need to be shut down more permanently?
  • When might that be? What would this look like? Will this incur additional costs, including demobilization of key trades and equipment?

Looking beyond the crisis

  • When the situation eases, what will remobilization look like?
  • Will there be a period of reduced productivity that impacts your project further?

Quelle incidence la crise actuelle pourrait-elle avoir sur votre projet de construction?

La première chose à faire pour vous y retrouver pendant une crise est de mieux comprendre son incidence actuelle et éventuelle sur votre projet. Posez-vous les questions suivantes afin de vous déterminer les stratégies les plus appropriées pour circonscrire cette incidence.

État actuel des chantiers

  • Est-ce que l’accès aux chantiers est fermé ou restreint actuellement? Est-ce que l’incidence se manifeste déjà?
  • Observez-vous une réduction du nombre de travailleurs qui vont aux chantiers ou qui travaillent hors chantier?
  • Constatez-vous un retard ou un non-respect des dates de livraison de matériaux importants au chantier?
  • Êtes-vous dans l’impossibilité d’obtenir les services de tiers nécessaires, comme les services publics ou l’inspection des constructions, pour faire avancer un projet conformément aux attentes initiales?
  • Est-ce que des problèmes sous-jacents de santé, de sécurité ou de bien-être ont une incidence sur votre projet, comme une incapacité à faire respecter les exigences en matière de séparation physique?

Changement éventuel de l’état

  • S’avérera-t-il nécessaire de fermer le site de façon permanente?
  • Quand cela pourrait-il se produire? Comment vous y prendriez-vous? La fermeture entraînerait-elle des frais supplémentaires, y compris pour la démobilisation des travailleurs des professions clés et le retrait du matériel?

Au-delà de la crise

  • Lorsque la situation se détendra, comment vous y prendrez-vous pour réintégrer les travailleurs et le matériel?
  • Verra-t-on une période de productivité réduite qui aggravera l’incidence sur votre projet?

Qui sera touché?

En plus de mieux comprendre l’incidence actuelle et éventuelle sur les projets de construction en cours, il est indispensable d’identifier tous les principaux intervenants et de déterminer les effets qu’ils pourraient subir. Appuyez-vous sur les éléments suivants pour dresser votre propre liste d’intervenants et évaluer l’incidence.

 

  • Acheteurs et utilisateurs finals : quelle pourrait être l’incidence — existe-t-il un risque de défaut attribuable aux défis économiques? Quels renseignements devez-vous leur communiquer? Comment communiquerez-vous avec eux?
  • Prêteurs, investisseurs, associés avec participation et intervenants financiers : quelle est l’incidence sur le volet économique de votre projet, sur vos ententes avec les prêteurs et les promoteurs ainsi que sur vos besoins de trésorerie?
  • Cautions : exigent-elles des mises à jour sur les retards et les coûts?
  • Directeurs de travaux, entrepreneurs et corps d’état du second-œuvre :
    • À l’heure actuelle, quels sont votre position contractuelle, vos obligations et vos droits?
    • Quels avis devez-vous donner ou recevoir, à quel moment et à quel sujet?
    • Quels documents de suivi ou quelles justifications devrez-vous produire pour respecter vos obligations contractuelles et faire respecter vos droits?

Quelle approche devriez-vous adopter pour protéger vos intérêts commerciaux?

Il n’y a pas de doute que la pandémie de coronavirus aura une incidence importante sur le rendement des projets de construction. Pour protéger vos intérêts commerciaux et vous assurer que vous n’êtes responsable que des frais légitimement engagés, quelques possibilités s’offrent à vous.

L’approche passive

  • Attendez que l’incidence se cristallise ou qu’elle fasse l’objet d’une réclamation

L’approche active

  • Cernez les risques et l’incidence éventuels.
  • Recueillez et regroupez les renseignements nécessaires, y compris les documents qui pourraient être nécessaires pour justifier des coûts et obtenir des précisions sur leur montant et le moment où ils sont susceptibles d’être engagés.
  • Évaluez les possibilités qui s’offrent à vous et prenez des décisions éclairées.
  • Restez souple; continuez d’adapter votre approche à l’évolution de la situation.
  • Étudiez de nouveaux montages d’acquisition et de nouveaux types de relations d’affaires, y compris l’alliance stratégique.
  • Examinez les incitatifs des gouvernements fédéral et provinciaux.

À ce stade, nous estimons qu’il est essentiel d’adopter une approche stratégique qui permettra de mieux contrôler les résultats.

Partie B : Incidence éventuelle sur les divers intervenants d’un projet

Publication : 27 mars 2020

La section précédente — Incidence possible de la crise du coronavirus sur votre projet — fait ressortir l’importance d’identifier les principaux intervenants dans vos projets de construction. Dans la présente section, nous proposons d’autres analyses sur les facteurs à prendre en considération concernant les différents intervenants d’un projet.

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  • The delivery of your project is likely to be delayed, but by how long?
  • What notifications and information must you provide to end users and statutory bodies such as Tarion?
  • What is the impact on the key dates and deliverables of your project?
  • If there are government restrictions to construction work, when these are lifted can you quickly develop accurate schedule projections for the construction of the balance of the work?

Developing an accurate, feasible construction schedule is essential for managing risks and expectations – especially in the current climate. Your refreshed construction schedule will allow you to manage and model cash flow and acquire valuable insights into how changing dynamics will vary your project economics.

If you require support in evaluating effects on schedules and costs-to-complete, Altus Group would be happy to help.

Propriétaires et utilisateurs finals

Les propriétaires et les utilisateurs finals doivent impérativement obtenir des précisions sur l’échéancier et le volet économique de votre projet.

  • La réalisation de votre projet risque d’être retardée, mais combien de temps?
  • Quels avis et renseignements devez-vous fournir aux utilisateurs finals et aux organismes créés par une loi comme Tarion?
  • Quelle est l’incidence sur les dates importantes et les éléments livrables de votre projet?
  • Si le gouvernement impose des restrictions aux travaux de construction et que ces restrictions sont levées, pourrez-vous établir rapidement un échéancier prévisionnel précis pour le reste des travaux?

Il est indispensable d’établir un échéancier de construction précis et réaliste pour gérer les risques et les attentes, surtout dans le climat actuel. Votre échéancier de construction actualisé vous permettra de gérer et de modéliser les flux de trésorerie en plus d’obtenir des analyses utiles sur la façon dont l’évolution de la dynamique fera varier le volet économique de votre projet.

Prêteurs, associés avec participation et intervenants financiers

La plupart des ententes de financement comprennent des obligations que les emprunteurs doivent respecter.

Vous devez chercher à savoir si l’une ou l’autre de ces obligations est déclenchée par l’incidence de l’éclosion de la COVID-19 sur votre projet. Par ailleurs, les prêteurs ont le droit de demander des renseignements, et vous devez répondre à leurs demandes en temps opportun.

Il est probable que vous constaterez un affaiblissement du volet économique de votre projet pendant cette période de perturbations causées par la pandémie, y compris :

  • Un accroissement des besoins de trésorerie à cause de l’augmentation du service de la dette, constituée de prêts, de marges de crédit et de crédits de sécurité
  • Une probabilité de défaut accrue et un plus grand risque de fermeture de comptes de prêts, pour les baux résidentiels et commerciaux, par exemple
  • Un retard ou un report des paiements sur prêts, et une diminution du montant des cautions.

Soyez conscients des avis obligatoires que vous pourriez être tenus d’envoyer aux intervenants financiers en application des clauses relatives aux échanges de renseignements. Dans certains cas, le rapport d’un responsable de la surveillance du projet peut s’avérer utile pour déterminer avec précision le coût d’achèvement d’un projet, ainsi que les risques et les pièges éventuels.

Cautions et assureurs

Dans un contexte financier qui entraîne des perturbations ou des difficultés, les assureurs et les sociétés de cautionnement ont tendance à resserrer leurs critères de risque.

Ainsi, le profil de risque de certains projets de construction et la capacité de cautionnement de certains intervenants sont susceptibles de changer. Comme cette situation pourrait entraîner une hausse des frais d’assurance ou du nombre de réclamations présentées au titre des cautions, il est important de se montrer vigilants à propos des échéanciers des projets cautionnés.

De plus, l’Association canadienne de caution recommande l’utilisation de cautionnements numériques afin de réduire le plus possible les délais causés par la crise de la COVID-19. Assurez-vous que votre société peut adapter ses processus, de façon à pouvoir envoyer des fichiers électroniques par courriel plutôt que des documents imprimés. L’Association recommande également qu’à mesure que la crise mondiale se stabilisera, les demandes d’offres et les documents de projet permettent le cautionnement numérique.

Directeurs de travaux, entrepreneurs et sous-traitants

À la lumière de l’évolution des conditions, vérifiez dans les contrats vos droits, vos obligations, vos risques et vos recours relativement aux directeurs de travaux, aux entrepreneurs et aux sous-traitants.

Demandez-vous ce qui suit lorsque vous examinez ces documents :

  • L’interprétation des clauses principales pose-t-elle problème — par exemple, en quoi constitue un événement de force majeure?
  • Avez-vous atteint un seuil qui déclencherait l’application d’une de ces clauses? Par exemple, avez-vous fermé un chantier, sinon connaissez-vous un ralentissement de la production à cause de restrictions gouvernementales?
  • Quels événements sont susceptibles d’influer sur la production dans votre chantier en ce moment :
    • Un ordre de suspendre les travaux?
    • La disponibilité de la main-d’œuvre et les restrictions appliquées par un syndicat aux pratiques de travail, comme les exigences de distanciation des travailleurs?
    • L’impossibilité d’acheter, de fabriquer ou de livrer des matériaux importants sur le chantier?
    • Un retard dans l’approbation ou l’application de dispositions par des tiers, comme une approbation ou une inspection par une municipalité ou une entreprise de services publics?
    • Des considérations relatives à la santé, à la sécurité et au bien-être, comme une éclosion en lien avec le chantier?
  • Quels avis devez-vous envoyer aux termes de votre contrat? Se rendent-ils en temps opportun?
  • Pour ce qui est des avis contractuels :
    • De quels documents justificatifs avez-vous besoin et quand?
    • Qu’est-ce qui constitue une pièce justificative satisfaisante pour appuyer une réclamation relative à des pertes attribuables à des retards dans la situation actuelle?
    • Quels documents faut-il conserver, fournir ou vérifier si l’on souhaite produire une réclamation?

Vous pouvez atténuer des risques importants si vous comprenez parfaitement les obligations et les droits découlant de vos contrats, et élaborez un plan d’action correspondant qui définit clairement les priorités et les éléments livrables.

N’hésitez pas surtout à communiquer avec votre conseiller de Groupe Altus si vous avez besoin d’aide pour interpréter vos obligations contractuelles ou accélérer la réalisation de ce qui précède.

Partie C : Obligations contractuelles — risques et stratégies d’atténuation

Publication : 31 mars 2020

La vérification minutieuse des contrats de construction est une des premières choses à faire pour bien comprendre l’incidence de la pandémie de COVID-19 sur votre projet. Il s’agit notamment des droits et des obligations qui découlent des projets de contrat, des contrats futurs et des contrats en vigueur.

Que dit votre contrat?

Même si la plupart des contrats de construction sont fondés sur des modèles types, chacun d’eux correspond à une entente unique entre les parties. Nous vous recommandons d’entreprendre un examen exhaustif du contrat, en vous concentrant sur les renseignements suivants en ce qui a trait à la COVID-19 :

  • Que précisent les clauses et les stipulations supplémentaires du contrat?
  • Existe-t-il dans vos documents contractuels des dispositions pertinentes qui dictent la nature et le calendrier des éléments livrables en cas d’avis de retard?
  • Existe-t-il une clause de force majeure ou une clause « toute cause » relative aux événements indépendants de la volonté des parties? Il est possible que ces dispositions abordent les restrictions découlant de la COVID-19.
  • Existe-t-il des dispositions d’exception ou d’exclusion applicables?
Quels sont vos droits et vos obligations?

Maintenant que vous avez une idée précise des exigences découlant de vos contrats et de leurs stipulations supplémentaires, c’est le moment d’examiner vos projets dans l’optique de l’incidence de la COVID-19 sur l’avancement des travaux de construction. En quoi consistent :

Vos obligations :

  • Est-ce que vous ou vos consultants êtes tenus de donner aux entrepreneurs des avis, des conseils ou une opinion sur les problèmes à mesure qu’ils se présentent?
  • Avez-vous pensé à donner des avis aux entrepreneurs en vertu de votre droit de suspendre ou de résilier un contrat? En avez-vous évalué les conséquences possibles?

Vos droits :

  • Le directeur de travaux ou l’entrepreneur vous a-t-il donné un avis en temps opportun aux termes du contrat? Le cas échéant, l’avis décrit-il adéquatement la cause et l’effet réels, ou s’agit-il simplement d’un avis de nature générale envoyé en raison de la crise actuelle?
  • Avez-vous reçu ou recevez-vous en ce moment des registres justificatifs en temps opportun? Sont-ils exacts? Comment les validez-vous? Ces registres peuvent s’avérer cruciaux pour assurer votre défense contre des réclamations futures.

Il vous sera plus facile de concevoir une approche stratégique appropriée fondée sur les spécifications de votre contrat — réduisant tout compte fait les risques et les coûts d’un projet — si vous comprenez et vous vous représentez vos obligations et vos droits.

Comment pouvez-vous contrer les risques éventuels?

À la lumière des perturbations mondiales causées par la pandémie de coronavirus, une gestion efficace des risques des projets de construction s’avère indispensable. La capacité des propriétaires et des promoteurs à poursuivre les travaux de construction et à achever les projets en respectant les délais et le budget est de plus en plus menacée.

Les défis quotidiens posés par les perturbations de la COVID-19 détournent l’attention des propriétaires et des promoteurs. En même temps, il est important de séparer les problèmes de construction courants de ceux causés par la COVID-19 pour régler efficacement les réclamations futures.

L’analyse inadéquate des retards à l’échéancier, par exemple, est un des principaux facteurs qui contribuent à provoquer des différends, ce qui empêche de régler les réclamations rapidement. Pour éviter ce problème, déterminez les risques qui sont précisément liés à la crise causée par la COVID-19, puis établissez une liste distincte d’attentes et d’éléments livrables en fonction de cet événement.

Une analyse experte de l’échéancier vous aidera à déterminer à quel moment chaque retard s’est produit, son effet sur l’échéancier et la répartition des responsabilités entre les parties. Vous éviterez ainsi de confondre ces retards avec des problèmes de construction antérieurs ou concomitants susceptibles d’exiger un recours différent.

À quelles stratégies d’atténuation pouvez-vous recourir?

Malgré la grande incertitude soulevée par les répercussions possibles des mesures en constante évolution que prennent gouvernements et entreprises pour contrer la pandémie de COVID-19, vous pouvez prendre des mesures simples, mais essentielles, pour protéger vos intérêts. Les voici :

  • Apprenez à connaître vos liquidités à court terme.
  • Soumettez vos plans d’entreprise et les modèles pro forma de votre projet à différents scénarios de simulation de crise.
  • Surveillez fréquemment les variables clés par rapport aux faits nouveaux.
  • Localisez des sources de capitaux ou de liquidités, à l’interne et à l’externe.
  • Pensez à la réinitialisation du portefeuille.
  • Assurez-vous de bien comprendre le progrès et la situation financière de votre projet avant la survenance de cet événement.
  • Élaborez une stratégie proactive de gestion des risques fondée sur vos contrats et vos relations actuels.
  • Établissez un plan d’action définissant clairement les échéanciers et les éléments livrables à l’intention de toutes les parties.
  • Rassemblez et organisez la documentation concernant les indicateurs clés qui portent notamment sur la main-d’œuvre présente sur le chantier, l’équipement et les livraisons. Ce sont des volets importants des registres concomitants nécessaires à une analyse réaliste de l’incidence et des coûts des événements liés à la COVID-19.

Dans des circonstances normales, ces étapes sont considérées comme des pratiques exemplaires; aujourd’hui, elles sont indispensables.

Partie D : Réduction au minimum des risques de réclamation — contrats, retards, perturbations et coûts

Publication : 2 avril 2020

Quelles sont les dispositions les plus importantes de votre contrat concernant les réclamations?

Dans l’industrie de la construction, les réclamations relatives à un retard ou à des perturbations peuvent donner lieu à certains des différends les plus difficiles à régler. La confusion entourant l’incidence de la COVID-19 sur les projets ne fera qu’aggraver cette situation.

Tirez le meilleur parti de votre capacité à économiser beaucoup de temps et d’argent en prenant des mesures dès maintenant pour éviter les réclamations sinon en réduire l’importance. Prenez le temps de comprendre les principales dispositions contractuelles qui s’inscrivent dans le contexte actuel de la COVID-19.

  • Les droits de toutes les parties.
  • Les dispositions exigées relativement aux avis (le moment opportun et le sujet de chaque avis).
  • Vos obligations en ce qui concerne le suivi des avis de retard, notamment les pièces justificatives.
  • Les obligations qu’ont les consultants de donner une opinion ainsi que de préciser le temps et les coûts.
  • Les clauses de résiliation, la façon de les invoquer et les risques afférents.
  • Quels frais faut-il payer?
  • Les modes de résolution des différends offerts (par exemple, la négociation, la médiation, l’arbitrage ou le procès) et les options possibles pour régler un différend efficacement et rapidement.

D’après de ce que vous avez compris de ces dispositions, pensez aux mesures que vous devriez prendre.

  • L’entrepreneur a-t-il donné un avis bien fondé, en temps opportun?
  • Avez-vous recueilli suffisamment de renseignements clairs pour fournir des preuves à l’appui de l’incidence qu’auraient eue les événements allégués?
  • Les réclamations s’appuient-elles sur une analyse quantitative et des registres vérifiés ayant servi à établir les faits?

Une compréhension approfondie de votre contrat, les réponses à ces questions et les registres appropriés vous permettent d’évaluer de manière juste et raisonnable votre responsabilité envers l’entrepreneur.

Comment pouvez-vous vous préparer à d’éventuelles réclamations pour retard?

En pleine pandémie de COVID-19, il peut vite devenir compliqué de produire une réclamation et d’en démontrer le bien-fondé. Réduisez dès maintenant l’importance d’éventuels différends en établissant vous-mêmes les éléments nécessaires à la justification d’une réclamation pour retard. Voici quelques points de départ auxquels il faut penser.

  • Préparez pour votre projet un échéancier de construction détaillé (un échéancier de référence convenu).
  • Entreprenez sans tarder une vérification pour établir l’état d’avancement de votre projet avant la survenance de l’événement allégué. Rappelez-vous : ce n’est pas tout ou rien. La situation a évolué, en commençant par une réduction de la production, et se terminera probablement par une fermeture de chantier.
  • Répertoriez clairement les événements qui se sont produits, en consignant le moment où ils se sont produits.
  • Dégagez l’incidence déterminante sur le projet en établissant — d’une manière convenue et reconnue par l’industrie — l’incidence de ces événements sur l’échéancier de construction.

En suivant ces étapes, vous contribuerez à établir la responsabilité des parties au contrat et les éventuels coûts qui leur incombent.

Comment pouvez-vous vous préparer à d’éventuelles réclamations relatives à des perturbations?
  • Est-ce que je tiens des dossiers détaillés et vérifiables?
  • Suis-je capable de transmettre des documents immédiatement sur demande?
  • Quelle analyse dois-je effectuer pour représenter fidèlement l’incidence des perturbations?

Il existe plusieurs méthodes reconnues servant à analyser et à chiffrer le coût total des perturbations, selon les circonstances et les facteurs.

Comment pouvez-vous vérifier les coûts découlant des réclamations?

Toutes les parties à un contrat de construction sont tenues d’alléger les coûts pour toute la durée du contrat, ce qui est particulièrement difficile en raison des perturbations produites par la pandémie de COVID-19.

Une gestion efficace des droits peut vous aider à réduire au minimum les coûts de règlement. Si, par exemple, un entrepreneur démontre qu’il a le droit de se faire rembourser des coûts supplémentaires, vous devez vérifier que les parties sont rémunérées de manière adéquate et raisonnable.

Commencez par évaluer l’éventail complet des coûts engagés dans votre projet précis — ils peuvent varier considérablement d’un projet à l’autre, alors il est important de penser à ce qui suit :

  • Coûts directs — liés à l’incidence d’un changement de portée du projet.
  • Coûts indirects — liés à des événements comme les retards ou les perturbations du projet — et coûts des conditions générales supplémentaires, s’il en est.
  • Frais généraux et bénéfices — négociez une solution équitable pour la perte de frais généraux.
  • Frais d’indexation et de financement — lorsque les retards sont importants.

Bien que le fardeau de la preuve incombe à la partie plaignante, il faut toujours produire des registres complets si on veut justifier ou vérifier des coûts de manière efficace.

Avez-vous des questions à poser à nos experts?

Nous sommes là pour donner des conseils pratiques à nos partenaires en répondant aux questions fréquentes. Nous continuerons de mettre à jour cette page à mesure que la situation évolue. Envoyez-nous vos questions.

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